Page 21 - SMK SULTAN YAHYA PETRA 1 SESI 2024 2025

Pengurusan Sekolah

15. SURAT MENYURAT

1. Semua surat rasmi yang menggunakan letter head sekolah hendaklah
ditandatangani oleh pengetua untuk disampaikan kepada pihak-pihak
berkenaan.
2. Terdapat surat yang diterima oleh sekolah terpaksa diedar kepada guru untuk
diambil tindakan. Guru berkenaan hendaklah mengambil tindakan segera
terhadap surat-surat tersebut.
3. Jika surat itu ditujukan kepada guru berkenaan dengan dinyatakan melalui dan
salinan kepada pengetua, surat itu boleh disimpan sendiri setelah diambil
tindakan.
4. Jika surat itu ditujukan kepada pengetua dan pengetua mengedarkannya untuk
tindakan guru berkenaan, maka guru itu hendaklah memastikan sama ada
surat yang diterima itu salinan asal atau fotostat , jika salinan asal sila minta
difotostat terlebih dahulu supaya salinan asal disimpan dalam fail di pejabat.
5. Jika tindakan yang perlu diambil merupakan mengisi borang maklumat dalam
borang yang dilampirkan, maka borang tersebut hendaklah ditaip dan
hendaklah disediakan surat litup/iringan yang boleh didapati di pejabat sekolah.
Adalah tidak wajar borang berkenaan dihantar terus kepada pihak berkenaan
tanpa surat litup walaupun dihantar dengan serah tangan. Satu salinan borang
berkenaan hendaklah disimpan dalam fail sekolah di pejabat untuk rekod atau
rujukan bila perlu.

16. URUSAN DENGAN JPN/PPD

Guru dan staf sokongan tidak digalakkan pergi ke JPN atau PPD untuk urusan
peribadi kecuali jika diarahkan berbuat demikian.

17. PELAWAT/JURUJUAL

Semua pelawat DIMESTIKAN berjumpa dengan pengetua/Guru Penolong Kanan
terlebih dahulu. Pelawat/jurujual mesti mengisi borang di pondok jaga dan
memakai kad pelawat. Guru tidak dibenarkan berbincang dengan wakil-wakil
firma atau jurujual kecuali dengan kebenaran pengetua/wakilnya.

18. PEMBELIAN BARANG

1. Setiap pembelian barang mesti dengan kebenaran terlebih dahulu dengan
menggunakan Nota Minta yang boleh didapati di pejabat sekolah.
2. Borang hendaklah disahkan oleh Guru Kanan/Penolong Kanan sebelum
dilluluskan pengetua.
3. Pembantu Tadbir akan menguruskan selanjutnya iaitu menyediakan Borang
Pesanan Tempatan(LO)
4. Segala invois mesti ditandatangani oleh guru yang menerima barang, rekodkan
no. daftar stok dan serahkan dengan segera ke pejabat sekolah. Barang yang
diterima hendaklah direkodkan serta merta dalam buku stok dengan tepat dan
kemas.

19. KEGIATAN KOKURIKULUM

1. Semua guru adalah Penasihat kegiatan kokurikulum. Tugas ini hendaklah
dijalankan dengan teratur mengikut jadual yang ditetapkan.
2. Semua guru wajib hadir kegiatan kokurikulum dan menulis nama pada buku
kehadiran kokurikulum yang disediakan di pejabat sekolah

PETRA 2024/2025
[ 11 ]